Урок  "Электронная таблица MS Excel"

 

Назначение  электронных  таблиц

В раннем детстве, начиная познавать окружающий мир, мы пытаемся заучить названия цифр, затем начинаем производить простейшие вычисления и определять, сколько конфет должны вручить нам родители, а сколько яблок предстоит отдать приятелям не обделив себя.

С возрастом жизнь ставит перед нами все более сложные вычислительные задачи, для решения которых приходится совершенствовать свой математический арсенал. Попробуйте вспомнить хотя бы один день в своей жизни, когда вы обошлись без чисел и вычислений. Наверное, не получится, ведь ежедневно вы выполняете хотя бы одну из операций: рассчитываетесь в магазине за покупки, набираете номер телефона, пользуетесь кодовым замком, определяете сколько времени осталось до начала урока и, в конце концов, подсчитываете, сколько раз вы сможете пригласить на дискотеку девушку, используя родителей в качестве спонсоров. Все ли вычисления можно выполнить в уме? А если вы, ко всему прочему, выбрали профессию бухгалтера, экономиста или менеджера?

Числа и вычисления являются неотъемлемой частью нашей жизни, а жизнь всегда хочется облегчить. Если обычный калькулятор помогает в простых вычислениях, то, для выполнения сложных профессиональных калькуляций, необходимо более совершенное средство. В этом случае выбирают программы обработки электронных таблиц, которые созданы, чтобы быстро и просто помочь решить любую, даже очень сложную задачу, избежать ошибок, облегчить работу и добиться удивительных результатов.

 

Программы обработки электронных таблиц служат для оперативного выполнения различного рода расчетов, математических операций и манипуляций с ними.

 

Электронные таблицы позволяют обрабатывать большие массивы числовых данных, например результаты экспериментов, статистические данные и так далее.

 

Перечень программных продуктов

  • Microsoft Excel
  • SuperCalc
  • Abacus
  • Lotus 1-2-3
  • OpenOffice.org Calc
  • Gnumeric
  • KSpread
  • Quattro Pro

Создание и сохранение данных в электронной таблице

Формат файла по умолчанию

        Чтобы защитить компьютер от вредоносных макросов, в приложении MS Excel по умолчанию используются форматы без поддержки макросов:  XLSX для книги Excel.

       Файл Microsoft Office Excel 2007 можно сохранить в другом формате. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки и выберите пункт Сохранить как. Форматы файлов, доступные в диалоговом окне Сохранение документа, изменяются в зависимости от типа активного листа (лист электронной таблицы, диаграмма или другой тип листа).

     Файл, созданный с другим форматом (в предыдущей версии Microsoft Office Excel или в другой программе), можно открыть, нажав кнопку Microsoft Office Изображение кнопки и выбрав команду Открыть. Если это не общая книга, программа предложит сохранить файл в формате Office Excel 2007. Если файл создан в предыдущей версии Microsoft Excel, его можно сохранить в исходном формате.

        Примечание.   При сохранении файла в другом файловом формате часть форматирования, данных и специальных свойств может быть утрачена.

 

Форматы Excel

 

Формат

Расширение

Описание

Книга Excel XLSX Стандартный формат файлов Office Excel 2007, основанный на языке XML.

В этом формате нельзя сохранять код макросов Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) и листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (XLM).

Лист Excel (код) XLSM Формат Office Excel 2007 на основе XML с поддержкой макросов. Позволяет сохранять код макросов VBA и листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Шаблон XLTX Стандартный формат файлов Office Excel 2007 для шаблонов Excel. Не позволяет сохранять код VBA-макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Шаблон (код) XLTM Формат файлов Office Excel 2007 для шаблонов Excel с поддержкой макросов. Позволяет сохранять код макросов VBA и листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Книга Microsoft Excel 97 2003 XLS Формат двоичных файлов Excel 97 2003 (BIFF8).
Шаблон Excel 97 2003 XLT Формат двоичных файлов Excel 97 2003 (BIFF8) для хранения шаблонов Excel.
XML-таблица 2003 XML Формат файлов XML-таблиц 2003 (XMLSS).
Данные XML XML Формат данных XML.
Надстройка Microsoft Excel XLAM Формат файлов надстроек Office Excel 2007, обеспечивающих возможность выполнения дополнительного кода. Основан на XML и поддерживает макросы. Позволяет использовать проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
Надстройка Excel 97 2003 XLA Надстройка Excel 97 2003, дополнительная программа, предназначенная для выполнения дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA.

 

Основные понятия

 

Электронная таблица это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

 

   Окно программы Microsoft Excel 

 

      Окно программы Microsoft Excel имеет все элементы, присущие окну приложения Windows и некоторые элементы, общие с элементами окна Microsoft Word.

      С другой стороны Microsoft Excel имеет и индивидуальные элементы окна. К ним относятся заголовки столбцов (обозначены латинскими буквами) и заголовки строк (обозначены числами), кнопка для выделения всей таблицы, строка формул, раскрывающийся список Поле имени, ярлычки листов рабочей книги и кнопки прокрутки ярлычков листов.

 

 

Электронные таблицы, с которыми работает пользователь в приложении, называются рабочими листами. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

 

Документы электронных таблиц могут включать несколько рабочих листов и называются рабочими книгами. Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных.

 

Электронные таблицы имеют все необходимые элементы обычных таблиц: столбцы, строки, ячейки. Однако если таблица, созданная в текстовом редакторе, предназначена в первую очередь для вывода на принтер, то электронная таблица, в большинстве случаев, используется в электронном виде  и служит не только для печати, но и для непосредственной работы за компьютером. 

 

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами или сочетаниями букв (А, С, АВ и т. п.), а заголовки строк арабскими числами (1, 2, 3 и далее). Ячейка место пересечения столбца и строки. Ячейка является основной рабочей единицей в электронных таблицах.

 

       Как в системе координат каждая точка имеет единственным образом определенные координаты, так и каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес.

      Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например А1, В5, ЕЗ.

        Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

Структура электронных таблиц

 Для быстрого перехода в ячейку необходимо ввести ее адрес в поле Адрес ячейки и нажмите клавишу {Enter}.

Обычно ускорить выполнение операций можно предварительно выбрав блок или диапазон ячеек.

 

Блок ячеек - прямоугольная область смежных ячеек

Диапазон ячеек - несколько смежных или не смежных ячеек.

 

Ячейку в столбце A и строке 10

A10

Диапазон ячеек в столбце А и строках с 10 по 20

A10:A20

Диапазон ячеек в строке 15 и столбцах с B по E

B15:E15

Все ячейки в строке 5

5:5

Все ячейки в строках с 5 по 10

5:10

Все ячейки в столбце H

H:H

Все ячейки в столбцах с H по J

H:J

Диапазон ячеек в столбцах с А по E и строках с 10 по 20

A10:E20

 

Основные типы и форматы данных

Таблица является оптимальной формой организации данных, связанных с вычислениями. Ведь и в рукописном варианте числовые данные чаще всего формируют в виде таблицы. Даже знакомая нам с начальной школы таблица умножения на обложке тетради оформлена таблицей, правда, без обрамления. В ней четко выдержано расположение друг под другом множителей знаков умножения и значений произведений (результатов вычислений). Кроме того, в каждом столбце числа выровнены по разрядам: единицы под единицами, десятки под десятками.

 

Среди данных, которые можно использовать в электронной таблице, можно выделить:

     *   влияющие данные (числа, от которых зависит результат вычислений)

     *   зависимые данные (столбец результатов арифметических операций над влияющими данными)

    * текстовые данные, не участвуют в реальном вычислительном процессе, а носят чисто оформительский характер

 

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула. В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных.

  

Первые два типа данных (число и текст) считаются константами (постоянными величинами), то есть представляют собой информацию, которая не изменяется без вашего участия.

 

Введя в ячейку электронной таблицы числа (например, 6; 7890; 3,8) или текст (например, Налоги, Начисления), вы как бы впечатываете свои данные в ячейку и видите их (или хотя бы часть этих данных) на экране.

 

Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например, запись 32 Мбайт например, приведенные ниже записи обрабатываются как текст: 987$$78, 100 рублей.

 

В чем же заключается отличие числа от текста? Есть ли необходимость разделять эти типы данных? Оказывается, есть. Число, в отличие от текста, может участвовать в вычислительных операциях. Так, например, можно число 6 умножить на число 3 и получить результат вычислений. Но если вы попробуете из текста Начисления вычесть текст Налоги, то получите сообщение об ошибке.

 

  

Число в электронных таблицах может состоять только из следующих символов: 0123456789+-/().,%Её. Все другие комбинации, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст. Если перед числом стоит знак плюс (+), он игнорируется. Перед отрицательным числом необходимо ввести знак минус (-) или заключить его в круглые скобки ( ). В качестве десятичного разделителя используют запятую.

 

 

       В каждом конкретном случае важно выбрать наиболее подходящий формат:

  • Общий

  • Числовой

  • Денежный

  • Финансовый

  • Дата

  • Время

  • Процентный

  • Дробный

  • Экспоненциальный

  • Текстовый

  • Дополнительный

 

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения.